Najczęściej zadawane pytania
Księga przychodów i rozchodów składa się z 16 kolumn.
Kolumna 1 przeznaczona jest do wpisywania kolejnych numerów zapisów do księgi. Dla zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy zachować kolejną numerację zapisów dla całego roku podatkowego, co oznacza, iż po zamknięciu danego miesiąca i rozpoczęciu ewidencji nowego miesiąca nie ma już możliwości dodania zapisów w poprzednim okresie.
Kolumna 2 przeznaczona jest do wpisywania dnia miesiąca, w którym dokonano operacji gospodarczej – data osiągnięcia przychodu lub poniesienia kosztu, np. data sprzedaży według wystawionej faktury VAT, data zakupu towaru handlowego wynikająca z faktury VAT, data zestawienia sprzedaży.
W przypadku dowodów księgowych wystawionych z datą okresu wcześniejszego,
ale rozliczanych w kolejnych miesiącach (np. otrzymana po terminie faktura) zazwyczaj ewidencjonujemy je z datą 1 danego miesiąc. Jeśli księgowość prowadzona jest przy pomocy programów komputerowych, zazwyczaj pole „data” wymaga określenia dnia właściwego dla miesiąca, którego dotyczy rozliczenie.
Kolumna 3 służy do wpisywania numerów faktur VAT, rachunków lub innych dowodów księgowych (np. numer zestawienia rachunków lub faktur).
Kolumny: 4 i 5 przeznaczone są do wpisywania danych dotyczących kontrahentów (odbiorców i dostawców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu towarów, sprzedaży wyrobów, towarów i usług oraz poniesionych kosztów. Kolumn tych nie wypełnia się w przypadku zapisów dotyczący przychodów ze sprzedaży dokonanej na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.
Kolumna 6 przeznaczona jest do wpisywania w sposób zwięzły rodzajów przychodów lub wydatków. W ewidencji ręcznej opisy zazwyczaj są bardziej precyzyjne i rozwinięte (ich długość zależy jedynie od charakteru pisma osoby wypełniającej księgę). W przypadku użycia księgowych programów komputerowych mocno ograniczona bywa długość opisu,
Kolumna 7 służy do wpisywania kwoty przychodów uzyskanych ze sprzedaży towarów (wyrobów) i usług (bez podatku VAT, o ile przedsiębiorca jest jego płatnikiem i w osobnej ewidencji dokonał rozliczenia, na podstawie którego odzyskał podatek należny
od sprzedaży). Uogólnić można, iż w kolumnie tej przedsiębiorca ewidencjonuje przychody z działalności podstawowej swojej firmy.
Kolumna 8 służy do wpisywania innych przychodów niż przychody ze sprzedaży towarów (wyrobów) i usług, które są ewidencjonowane w kolumnie 7. W kolumnie 8 ewidencjonuje się m.in. :
Kolumna 9 przeznaczona jest do wpisania łącznej kwoty przychodów zaewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8.
Kolumny: 10 i 11 przeznaczone są do ewidencji kosztów zakupu materiałów i towarów.
Kolumna 10 służy do ewidencjonowania wydatków (kosztów) związanych z zakupami towarów handlowych (w przypadku działalności handlowej), surowców i materiałów
(w przypadku działalności produkcyjnej i/lub usługowej). Ewidencji w tej kolumnie dokonuje się według cen zakupu (wraz z ewentualną opłatą celną i akcyzą). W przypadku odzyskania podatku naliczonego VAT od wskazanych wydatków ewidencji dokonuje się według cen netto. Nieodliczony podatek VAT daje podatnikowi prawo do zaliczenia go w koszty uzyskania przychodów.
Kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych zakupu towarów handlowych, surowców i materiałów (czyli kosztów związanych z zakupami księgowanymi w kolumnie 10).
Kolumna 12 przeznaczona jest do ewidencji wynagrodzeń pracowników, wypłacanych zarówno w formie gotówkowej w kasie firmy, jak i w formie bezgotówkowej
(np. przekazanych na rachunek bankowy). W kolumnie 12 wykazuje się także wynagrodzenia wypłacane „w naturze” – po przeliczeniu na złote.
Kolumna 13 jest przeznaczona do ewidencji pozostałych wydatków (kosztów), które nie są ewidencjonowane w kolumnach od 10 do 12, a dotyczą wydatków na potrzeby firmy podatnika których poniesienie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. wartości świadczeń wynikających z przepisów BHP – np. pranie odzieży roboczej, ekwiwalent za używanie własnej odzieży przez pracowników,
Kolumna 14 jest przeznaczona do ewidencji łącznej kwoty wydatków wykazanych
w kolumnach: 12 i 13.
Kolumna 15 służy do ewidencji zdarzeń gospodarczych przede wszystkim dla wiadomości podatnika, np. tych wydatków, których podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania, a chce mieć bieżące informacje o ich wysokości. W kolumnie 15 można zaewidencjonować m.in. zakup środków trwałych, które następnie będą wliczane w koszty w stosownych ratach amortyzacyjnych, a także te pozycje na fakturze, które nie mogą stanowić dla podatnika kosztów uzyskania przychodu.
Kolumna 16 jest przeznaczona głównie do wpisywania uwag do treści zapisów dokonywanych w kolumnach od 2 do 15. W kolumnie tej można także ewidencjonować pobrane zaliczki, czy też obrót opakowaniami zwrotnymi. Kolumna ta może także być wykorzystywana do ewidencjonowania przychodów otrzymanych faktycznie przez podatnika.